Firma se stěhuje: co se musí vyřešit dřív než nábytek
Převoz nábytku si firma objedná a postará se o něj někdo jiný. První pracovní den v nových prostorách ale stojí na úkolech, které se musí rozběhnout s předstihem. A ty za firmu nikdo jiný neudělá.
Při plánování firemního stěhování se nejvíc času věnuje inventáři. Stoly, skříně, kartony a počet aut. Úkoly, které rozhodují o prvním pracovním dni, jsou ale jiného druhu. Musí je převzít člověk uvnitř firmy a potřebují předstih.
Zdržení se přitom objevují pořád na stejných místech. Tady je pět věcí, které stojí za to mít vyřešené dřív než nábytek.
Linka do nových prostor
Připojení k internetu a telefonu bývá úkol s nejdelším předstihem. Datum instalace dává operátor podle své kapacity. Když budova nemá připravenou přípojku, čeká se ještě déle. Firma na to nemá páku a rychlejší stěhování jí nepomůže.
Linku proto objednejte, jakmile máte nové prostory jisté. Při prohlídce si zároveň ověřte, kudy vede kabeláž a kde bude rozvaděč. Podívejte se i na zásuvky tam, kam chcete postavit stoly.
Technika: kdo odpojí a kdo zapojí
Počítače, tiskárny, ústředna nebo server mají v každé firmě jiné nastavení. Před stěhováním je potřeba rozhodnout, kdo je odpojí, kdo je zabalí a kdo je v novém zapojí a vyzkouší. Může to být vlastní IT, externí správce, nebo se to domluví se stěhovací firmou jako součást zakázky.
Rozdělení si zapište. Nejhorší varianta je, když každý počítá s tím druhým. Stěhováci pak přijedou k počítačům, které nikdo neodpojil, a v pondělí čeká IT na stůl, který ještě nedorazil. U serveru a síťových prvků přibývá ještě jeden krok: záloha dat před odpojením.
Archiv: co si nechat a jak se zbavit zbytku
Každý šanon, který se nepřestěhuje, ušetří místo v autě i v nové kanceláři. Při probírání pomůžou základní lhůty. Účetní doklady se uchovávají 5 let, účetní závěrky a doklady k DPH 10 let, vždy od konce období, kterého se týkají. Mzdové listy a záznamy pro důchodové pojištění se drží 45 let, dřív to bylo 30. Lhůty pro vaši firmu si potvrďte s účetní.
U toho, co jde pryč, rozhoduje obsah. Norma DIN 66399 dělí skartaci do sedmi stupňů od P-1 do P-7. Pro personální spisy a podobně citlivé osobní údaje se doporučuje stupeň P-4, na který běžná kancelářská skartovačka často nestačí. Proto se vyplatí skartační firma, která vystaví protokol o zničení.
Značení podle nového půdorysu
Nápis „Petr, kancelář“ na krabici má smysl jen pro toho, kdo ví, kde bude Petr sedět. Stěhováci to nevědí a v novém půdorysu se nevyznají. Značení proto musí vycházet z nového plánu.
Osvědčuje se číslo místnosti a barva oddělení. Stejné označení je na krabici i na dveřích, kam krabice patří. Půdorys s rozmístěním lidí je tak první věc, kterou je potřeba mít hotovou, ještě před první krabicí.
Jeden člověk s pravomocí
Během stěhování se pořád něco rozhoduje. Kam s kontejnerem na papír, co s krabicí bez čísla, jestli čekat na technika. Když každou drobnost musí potvrdit vedení, posádka stojí.
Tuhle roli proto dostane jeden konkrétní člověk s klíči od obou adres a s pravomocí rozhodnout na místě. Nejlépe ten, kdo se na plánu rozmístění sám podílel. Bez něj se ztrácí hodiny, protože stěhováci čekají před zamčenými dveřmi a otázky kolují mezi vedoucími.
Když jsou tyhle body hotové, samotný převoz se dá naplánovat i na víkend nebo mimo pracovní dobu. U stěhování firem a kanceláří je to běžná praxe, protože provoz pak stojí co nejkratší dobu.
Líbil se vám článek?
Sdílejte ho dál. Třeba pomůže nebo inspiruje i někoho dalšího.
